Yönetilen Yazıcı Sistemleri - RealBT maliyet kontrolü ve baskı optimizasyonu

Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile Maliyet Nasıl Azaltılır?

Yönetilen Yazıcı Sistemleri, işletmelerin yazıcı ve fotokopi altyapısını yalnızca cihaz bazında değil; kullanım hacmi, toner tüketimi, bakım ihtiyacı, enerji kullanımı ve toplam baskı maliyeti açısından birlikte değerlendirmesine yardımcı olur.

Bir işletmede baskı giderlerinin yükselmesinin nedeni her zaman pahalı toner veya yüksek cihaz fiyatı değildir. Gereğinden fazla cihaz kullanılması, yanlış kapasitede yazıcı seçimi, kontrolsüz renkli baskılar, plansız sarf alımları ve arıza nedeniyle oluşan iş kesintileri toplam maliyeti zaman içinde artırabilir.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile maliyet azaltmanın temelinde daha ucuz cihaz kullanmak değil, baskı altyapısındaki gereksiz maliyetlerin ölçülmesi ve doğru noktalardan iyileştirilmesi bulunur.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri Maliyeti Nereden Azaltır?

Baskı maliyetini doğru değerlendirmek için yalnızca toner faturalarına bakmak yeterli değildir.

Kurumsal yapılarda toplam maliyet genel olarak şu başlıklardan oluşur:

Maliyet alanı	Kontrol edilmesi gereken konu
Cihaz maliyeti	Gereksiz veya kapasite dışı cihazlar
Toner ve sarf	Tüketim, stok ve sayfa verimi
Kağıt	Gereksiz ve tek taraflı çıktılar
Bakım	Planlı ve plansız teknik müdahaleler
Enerji	Aktif ve bekleme durumundaki tüketim
İş gücü	Cihaz ve sarf yönetimine ayrılan zaman
Duruş	Arıza nedeniyle kesintiye uğrayan işler

Yönetilen Yazıcı Sistemleri bu kalemlerin ayrı ayrı değerlendirilmesini sağlayarak hangi noktada gerçek tasarruf potansiyeli bulunduğunu ortaya çıkarmayı amaçlar.

1. Önce Gerçek Baskı Maliyetini Belirleyin

Maliyet azaltmaya cihaz değiştirerek başlamak yerine mevcut durumun ölçülmesi daha doğru bir yaklaşımdır.

İlk aşamada şu veriler çıkarılmalıdır:

Aylık toplam baskı adedi
Renkli ve siyah beyaz baskı oranı
Cihaz bazında sayaç bilgileri
Kullanıcı veya departman yoğunluğu
Toner ve diğer sarf tüketimi
Teknik servis sıklığı
Cihazların kullanım oranı
Kağıt tüketimi
Kullanılmayan veya çok az kullanılan cihazlar

Bu veriler olmadan “baskı maliyetimiz yüksek” demek mümkündür ancak maliyetin neden yüksek olduğunu doğru belirlemek zordur.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri açısından ilk hedef, maliyeti tahmin etmek yerine ölçülebilir hale getirmektir.

2. Cihaz Konsolidasyonu ile Gereksiz Maliyeti Azaltın

Birçok işletmede yazıcı filosu yıllar içerisinde plansız şekilde büyür.

Yeni bir departman açıldığında cihaz alınır, eski yazıcı başka bir bölüme taşınır, farklı modeller kullanılmaya başlanır ve zamanla işletmede gerçekte ihtiyaç duyulandan daha fazla cihaz oluşabilir.

Bu durum:

Farklı toner stoklarının tutulmasına
Daha fazla bakım ihtiyacına
Enerji tüketiminin artmasına
Sürücü ve ağ yönetiminin karmaşıklaşmasına
Bazı cihazların kapasitesinin çok altında kullanılmasına

neden olabilir.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile cihazların kullanım oranları karşılaştırılarak hangi cihazların gerekli olduğu, hangilerinin birleştirilebileceği ve hangi noktalarda daha uygun kapasitede cihaz gerektiği belirlenebilir.

Ancak cihaz konsolidasyonu “ne kadar az cihaz, o kadar iyi” anlamına gelmez. Tek bir cihaza aşırı iş yükü bindirmek de kullanıcı kuyruklarına ve operasyonel risklere yol açabilir.

Amaç en az cihazı değil, doğru sayıdaki cihazı kullanmaktır.

3. Cihaz Kapasitesini Gerçek Baskı Hacmiyle Eşleştirin

Yönetilen Yazıcı Sistemleri için önemli maliyet kontrol yöntemlerinden biri doğru cihaz boyutlandırmasıdır.

Aylık düşük hacimde baskı yapan bir ofiste gereğinden yüksek kapasiteli cihaz kullanmak yatırım ve işletme maliyetini artırabilir.

Bunun tersi de sorun yaratır. Yoğun baskı yapılan bir departmanda kapasitesi yetersiz cihaz kullanılması:

Sarf tüketimini artırabilir
Parça aşınmasını hızlandırabilir
Kullanıcı bekleme sürelerini yükseltebilir
Teknik müdahale ihtiyacını artırabilir

Bu nedenle cihaz seçimi yalnızca dakikadaki baskı hızına göre yapılmamalıdır.

Aylık hacim, kullanıcı sayısı, A3/A4 ihtiyacı, renkli baskı oranı ve tarama yoğunluğu birlikte değerlendirilmelidir.

Ağ üzerinde birden fazla kullanıcının ortak cihaz kullandığı yapılarda Network Yazıcı Kiralama seçenekleri ayrıca değerlendirilebilir.

4. Sayfa Başına Gerçek Maliyeti Hesaplayın

İki yazıcının satın alma fiyatı birbirine yakın olsa bile kullanım maliyetleri tamamen farklı olabilir.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri kapsamında yalnızca cihaz fiyatı yerine sayfa başına gerçek maliyet değerlendirilmelidir.

Bu hesapta:

Toner
Drum ve görüntüleme üniteleri
Bakım parçaları
Teknik servis
Kağıt
Enerji
Cihazın temin maliyeti
Plansız duruşlar

birlikte dikkate alınmalıdır.

Örneğin satın alma fiyatı düşük olan ancak sık toner değiştiren ve yoğun bakım gerektiren bir cihaz, uzun vadede daha yüksek toplam maliyet oluşturabilir.

Bu nedenle doğru soru “Bu yazıcı ne kadar?” değil, “Bu cihaz gerçek kullanım hacmimizde bize ne kadara mal oluyor?” olmalıdır.

5. Toner ve Sarf Yönetimini Planlayın

Toner yönetimi yalnızca toner bitmeden yenisini sipariş etmek değildir.

Kontrolsüz sarf yönetiminde aynı cihaz için gereğinden fazla toner stoklanabilir, kullanılmayan cihazlara ait sarflar depoda kalabilir veya ihtiyaç son anda fark edildiği için plansız satın alma yapılabilir.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri içerisinde sarf yönetiminin amacı:

Cihaz bazında toner tüketimini görmek
Gereksiz stok miktarını azaltmak
Yanlış ürün siparişini önlemek
Kullanım hızına göre tedarik planlamak
Sarf tüketimini baskı hacmiyle karşılaştırmak

olmalıdır.

Toner ve diğer baskı sarflarının teknik yapısı hakkında toner ve sarf malzemeleri sayfasından ayrıca bilgi alınabilir.

6. Renkli Baskıyı İhtiyaca Göre Yönetin

Renkli baskı bazı departmanlar için gereklidir, bazı işlerde ise herhangi bir operasyonel fayda sağlamaz.

Satış sunumları, müşteri dokümanları veya grafik yoğun belgelerde renk kullanılması gerekli olabilirken şirket içi taslak belgelerin tamamının renkli basılması gereksiz sarf maliyeti oluşturabilir.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri kapsamında kullanıcı veya departman bazında renkli baskı politikaları değerlendirilebilir.

Uygulanabilecek yöntemler arasında:

Varsayılan siyah beyaz baskı
Gerektiğinde renkli çıktı seçimi
Departman bazlı renk yetkilendirmesi
Renkli kullanım raporlaması

bulunabilir.

Amaç renkli baskıyı tamamen engellemek değil, iş açısından değer üretmeyen renkli baskıları azaltmaktır.

7. Çift Taraflı Baskıyı Doğru İşlerde Kullanın

Kağıt gideri özellikle yüksek çıktı hacmine sahip şirketlerde toplam baskı maliyetinin görünür parçalarından biridir.

Otomatik çift taraflı baskının uygun belgelerde varsayılan hale getirilmesi kağıt tüketiminin azaltılmasına yardımcı olabilir.

Ancak her belge çift taraflı basılmak zorunda değildir. Resmî evrak, müşteri dokümanı veya belirli arşiv süreçlerinde farklı gereksinimler bulunabilir.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri, bütün kullanıcılara tek bir kural uygulamak yerine belge türüne ve departman ihtiyacına uygun politikalar oluşturmayı hedeflemelidir.

8. Güvenli Baskı ile Sahipsiz Çıktıları Azaltın

Bir belge yazıcıya gönderildiği halde kullanıcı tarafından alınmadığında hem toner hem kağıt boşa kullanılmış olur.

PIN kodu veya kullanıcı doğrulamasıyla çalışan güvenli baskı sistemlerinde belge, kullanıcı cihaz başında doğrulama yaptıktan sonra basılabilir.

Bu yapı:

Yanlışlıkla gönderilen baskıların azaltılmasına
Hassas belgelerin cihaz üzerinde beklememesine
Kullanıcının gerçekten ihtiyaç duyduğu belgeyi basmasına
Ortak cihazlarda belge güvenliğinin artırılmasına

yardımcı olabilir.

Bu nedenle güvenli baskı yalnızca veri güvenliği değil, aynı zamanda Yönetilen Yazıcı Sistemleri içinde maliyet kontrolünün de bir parçası olarak değerlendirilebilir.

Kişisel veri içeren baskı süreçleri açısından işletmenin teknik ve idari tedbirlerini ayrıca değerlendirmesi gerekir. Konuyla ilgili genel bilgiler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu kaynakları incelenebilir.

9. Enerji Tüketimini Cihaz Filosuyla Birlikte Değerlendirin

Yazıcı ve fotokopi makineleri yalnızca baskı yaptığı sırada enerji tüketmez. Gün içerisinde uzun süre açık veya bekleme durumunda kalan cihazlar da işletme maliyetine katkıda bulunur.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri kapsamında:

Uyku modu ayarları
Otomatik güç yönetimi
Gereksiz açık cihazlar
Cihaz sayısı
Yoğunluğa uygun cihaz kapasitesi

birlikte değerlendirilmelidir.

ENERGY STAR’ın ofis tipi görüntüleme ekipmanlarına ilişkin önerileri de doğru cihaz boyutlandırması, güç yönetimi, çift taraflı baskı ve gereksiz cihazların konsolidasyonu gibi uygulamaların kaynak kullanımını azaltabileceğini göstermektedir.

Enerji maliyeti tek başına en büyük baskı gideri olmayabilir ancak yüzlerce çalışma günü ve birden fazla cihaz düşünüldüğünde yönetilmesi gereken kalemlerden biridir.

10. Arıza Sonrası Değil, Kullanıma Göre Bakım Planlayın

Plansız cihaz duruşunun maliyeti yalnızca teknik servis faturası değildir.

Bir yazıcının çalışmaması nedeniyle:

Çalışanların başka cihaz araması
İşlerin beklemesi
Belgelerin zamanında hazırlanamaması
BT personelinin soruna zaman ayırması

gibi görünmeyen maliyetler oluşabilir.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri içerisinde bakım geçmişinin ve cihaz kullanım yoğunluğunun takip edilmesi, hangi cihazların daha fazla teknik ilgi gerektirdiğinin görülmesini sağlar.

Yoğun kullanılan cihazlarda kullanım şartlarına uygun bakım planlaması, plansız kesintilerin azaltılmasına yardımcı olabilir.

Bu konu için Periyodik Bakım Hizmeti ayrıca incelenebilir.

11. Kullanıcı ve Departman Bazlı Raporlama Yapın

Ölçülmeyen maliyet yönetilemez.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri kapsamında yalnızca toplam çıktı sayısını görmek yeterli değildir.

Mümkün olduğunda şu göstergeler izlenmelidir:

Departman bazlı baskı hacmi
Kullanıcı başına baskı miktarı
Renkli / siyah beyaz oranı
Cihaz bazında aylık çıktı
Toner tüketim hızı
Teknik müdahale sıklığı
Cihaz kullanım oranı
Toplam sayfa maliyeti

Bu veriler hangi bölümde gerçek iyileştirme ihtiyacı bulunduğunu ortaya koyar.

Örneğin toplam baskı hacmi değişmediği halde renkli çıktı oranı hızla yükseliyorsa sorun cihaz sayısında değil, kullanım politikasında olabilir.

Yönetilen Yazıcı Sistemlerinde Kiralama Zorunlu mudur?

Hayır.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri bir yönetim yaklaşımıdır; yazıcı kiralama ise cihazın işletmeye nasıl sağlandığını belirleyen temin modelidir.

İşletme kendi sahip olduğu cihazları da ölçebilir, raporlayabilir ve optimize edebilir.

Kiralama modeli ise cihaz yatırımı, teknik destek ve kullanım yapısının farklı bir hizmet modeli altında planlanmasını isteyen işletmeler için ayrıca değerlendirilebilir.

Bu konu doğrudan cihaz teminiyle ilgili olduğu için ayrıntıları bu yazıda tekrar etmek yerine Kurumsal Yazıcı Kiralama sayfasından incelemek daha doğru olacaktır.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile Tasarruf Nasıl Ölçülür?

Maliyet iyileştirmesinin başarılı olup olmadığını anlamak için uygulama öncesi ve sonrası aynı göstergeler karşılaştırılmalıdır.

Örnek bir ölçüm tablosu şu şekilde oluşturulabilir:

Gösterge	Önce	Sonra
Aylık toplam çıktı	Ölçülür	Ölçülür
Renkli baskı oranı	Ölçülür	Ölçülür
Aktif cihaz sayısı	Ölçülür	Ölçülür
Toner tüketimi	Ölçülür	Ölçülür
Teknik müdahale sayısı	Ölçülür	Ölçülür
Kağıt tüketimi	Ölçülür	Ölçülür
Sayfa başına maliyet	Hesaplanır	Hesaplanır

Bu yaklaşım sayesinde tasarruf tahmine veya genel sektör yüzdelerine değil, işletmenin kendi verilerine dayanır.

Her işletmenin cihaz filosu, baskı hacmi ve kullanıcı davranışı farklı olduğu için tek bir tasarruf yüzdesini bütün şirketler için geçerli kabul etmek doğru değildir.

Yönetilen Yazıcı Sistemlerinde Sık Yapılan 5 Maliyet Hatası

1. En ucuz cihazı seçmek

Satın alma fiyatı düşük olan cihazın toplam kullanım maliyeti daha yüksek olabilir.

2. Çok fazla cihaz kullanmak

Gereksiz cihazlar toner, bakım ve yönetim maliyetlerini artırabilir.

3. Kapasitesi yetersiz cihazı yoğun kullanmak

Düşük kapasiteli cihazın sürekli sınırlarının üzerinde çalıştırılması bakım ihtiyacını artırabilir.

4. Sarf tüketimini ölçmemek

Sayaç ve toner tüketimi birlikte değerlendirilmediğinde gerçek baskı maliyeti görülemez.

5. Tasarrufu yalnızca toner fiyatında aramak

Cihaz dağılımı, kağıt, bakım, enerji ve çalışan zamanı değerlendirilmeden yapılan optimizasyon eksik kalır.

Kısa Maliyet Kontrol Listesi

Yönetilen Yazıcı Sistemleri uygulanırken şu soruların cevaplanması faydalıdır:

Bu sorulara net cevap verilemediğinde baskı maliyetlerinin hangi noktada oluştuğunu görmek de zorlaşır.

Sık Sorulan Sorular

Yönetilen Yazıcı Sistemleri nedir?

Yönetilen Yazıcı Sistemleri; cihazların kullanım, sarf, bakım ve maliyet verilerinin birlikte değerlendirilerek baskı altyapısının daha kontrollü yönetilmesini sağlayan yaklaşımdır.

Yönetilen Yazıcı Sistemleri gerçekten maliyeti azaltır mı?

Doğru analiz ve uygulama yapıldığında gereksiz cihaz kullanımı, kontrolsüz renkli baskı, plansız sarf tedariki, kağıt tüketimi ve plansız bakım gibi maliyet alanlarının azaltılmasına yardımcı olabilir. Gerçek tasarruf oranı işletmenin mevcut yapısına göre değişir.

Her yazıcının değiştirilmesi gerekir mi?

Hayır. Amaç bütün cihazları yenilemek değil, mevcut cihazlardan hangilerinin kullanım ihtiyacına uygun olduğunu belirlemektir.

Tasarruf için ilk olarak ne ölçülmelidir?

Aylık baskı hacmi, renkli baskı oranı, aktif cihaz sayısı, toner tüketimi ve teknik müdahale geçmişi iyi bir başlangıç noktasıdır.

Küçük işletmeler de Yönetilen Yazıcı Sistemleri kullanabilir mi?

Evet. Belirleyici olan şirket büyüklüğünden çok cihaz sayısı, baskı yoğunluğu ve mevcut maliyetlerin ne kadar kontrol edilebildiğidir.

Sonuç: Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile Maliyet Kontrolü

Yönetilen Yazıcı Sistemleri, baskı giderlerini yalnızca toner veya cihaz fiyatı üzerinden değerlendirmek yerine bütün altyapıyı ölçülebilir hale getirir.

Gerçek maliyet kontrolü;

Doğru sayıda cihaz kullanılması,
Cihazların doğru kapasitede seçilmesi,
Toner ve sarf tüketiminin ölçülmesi,
Renkli ve gereksiz baskıların kontrol edilmesi,
Kağıt ve enerji kullanımının optimize edilmesi,
Bakım ve duruş sürelerinin takip edilmesi,
Sonuçların düzenli olarak raporlanması

ile sağlanabilir.

Bu nedenle Yönetilen Yazıcı Sistemleri ile maliyet azaltmanın temel amacı, baskıyı mümkün olduğunca kısıtlamak değil; işletmenin ihtiyaç duyduğu baskıyı daha düşük toplam maliyet, daha az operasyonel yük ve daha ölçülebilir bir yapı içerisinde gerçekleştirmektir.

İşletmenizin cihaz altyapısını farklı bir hizmet modeliyle planlamak istiyorsanız Kurumsal Yazıcı Kiralama seçeneklerini inceleyebilir veya teklif al sayfası üzerinden RealBT ile iletişime geçebilirsiniz.