Fotokopi Kiralama Rehberi: Kiralamadan Önce Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir fotokopi makinesi kiralamadan önce yalnızca aylık fiyatı ve cihazın baskı hızını karşılaştırmak yeterli değildir. Profesyonel bir Fotokopi Kiralama Rehberi; işletmenin gerçek baskı hacmini, cihaz kapasitesini, sayaç yöntemini, dahil baskı miktarını, aşım bedellerini, toner ve parça kapsamını, teknik servis koşullarını, sözleşme süresini ve sözleşme sonundaki yükümlülükleri birlikte değerlendirmelidir.

Aynı aylık bedelle sunulan iki teklif arasında ciddi kapsam farklılıkları bulunabilir.

Bir teklifte toner, belirli teknik parçalar, kurulum ve ağ yapılandırması dahilken başka bir teklifte bunların bir bölümü ayrıca ücretlendirilebilir. Benzer şekilde düşük aylık fiyat, düşük dahil baskı miktarı veya yüksek aşım bedeli nedeniyle gerçek kullanımda daha yüksek toplam maliyet oluşturabilir.

Bu nedenle temel soru:

“Aylık kira ne kadar?”

değil;

“Aynı kullanım senaryosunda bu teklif bana tam olarak hangi cihazı, hangi kullanım hakkını ve hangi hizmetleri hangi sözleşme koşullarıyla sağlıyor?”

olmalıdır.

Doğrudan kiralama hizmetinin cihaz ve hizmet seçeneklerini incelemek isteyen işletmeler Fotokopi Makinesi Kiralama sayfasına geçebilir. Bu Fotokopi Kiralama Rehberi ise hizmeti anlatmak yerine, teklif imzalanmadan önce yapılması gereken kontrolleri ele almaktadır.

Fotokopi Kiralama Rehberi: İlk Önce Hangi Bilgiler Hazırlanmalı?

Sağlıklı teklif almanın ilk adımı firmalardan fiyat istemek değildir.

Önce işletmenin kendi kullanım yapısını mümkün olduğunca netleştirmesi gerekir.

Teklif talep etmeden önce şu bilgiler hazırlanmalıdır:

• Aylık yaklaşık toplam baskı miktarı
• Siyah beyaz baskı adedi
• Renkli baskı adedi
• A3 kullanım oranı
• A4 kullanım oranı
• Kullanıcı sayısı
• Tarama yoğunluğu
• Otomatik belge besleyici ihtiyacı
• Kağıt kapasitesi beklentisi
• Cihazın kullanılacağı lokasyon
• Planlanan kiralama süresi
• Dönemsel yoğunluklar

Bu veriler bilinmeden hazırlanan teklif gerçek ihtiyacı değil, tahmini bir cihaz sınıfını fiyatlandırabilir.

Fotokopi Kiralama Rehberi açısından en önemli prensiplerden biri, bütün tedarikçilere mümkün olduğunca aynı kullanım senaryosunu göndermektir.

Böylece gelen teklifler aynı temel üzerinden karşılaştırılabilir.

Gerçek Aylık Baskı Hacmi Nasıl Belirlenmeli?

Mevcut cihaz bulunuyorsa son birkaç aya ait sayaç değerleri en güçlü başlangıç noktasıdır.

Tek bir ay yerine mümkünse birkaç aylık dönem karşılaştırılmalıdır. Çünkü yıl sonu, dönem kapanışı, proje teslimi veya sezonluk yoğunluk nedeniyle bazı aylar normal kullanımın üzerinde olabilir.

Yeni kurulan işletmelerde ise yaklaşık hacim:

• çalışan sayısı,
• departman yapısı,
• günlük doküman trafiği,
• mevcut yazıcı kullanımı,
• tarama ve kopyalama ihtiyacı

üzerinden tahmin edilebilir.

Burada aşırı yüksek tahmin yapmak da düşük tahmin yapmak kadar hatalıdır.

Gereğinden yüksek hacim, ihtiyaç dışı paket veya yüksek kapasite seçimine neden olabilir. Gereğinden düşük hacim ise sürekli aşım maliyeti oluşturabilir.

Bu nedenle Fotokopi Kiralama Rehberi içinde kullanım tahmini, cihaz seçiminden önce gelmelidir.

Teklifte Cihaz Modeli Açıkça Belirtilmeli mi?

Mümkünse evet.

Sadece:

“A3 renkli fotokopi makinesi”

veya

“dakikada 35 sayfa cihaz”

gibi genel tanımlar, teklif edilen cihazın gerçek kapasitesini anlamak için yeterli olmayabilir.

Teklifte mümkünse:

• marka,
• model,
• cihaz sınıfı,
• A3/A4 desteği,
• renkli veya siyah beyaz yapı,
• baskı hızı,
• çift taraflı baskı,
• otomatik belge besleyici,
• tarama kapasitesi,
• ağ bağlantısı,
• kağıt kapasitesi

belirtilmelidir.

Ancak amaç en yüksek özellikteki cihazı almak değildir.

Doğru cihaz, gerçek iş yükünü karşılayan cihazdır.

Düzenli A3 belge kullanan işletmeler cihaz sınıfını A3 Fotokopi Makinesi Kiralama seçenekleri üzerinden ayrıca değerlendirebilir.

A3 İhtiyacı Gerçekten Var mı?

A3 desteği cihaz sınıfını ve maliyet yapısını değiştirebilir.

Bu nedenle teklif öncesinde:

• A3 doküman ne sıklıkla basılıyor?
• A3 tarama gerekiyor mu?
• Teknik çizim kullanılıyor mu?
• Geniş tablolar basılıyor mu?
• A3 ihtiyacı tüm şirkette mi, belirli departmanda mı?

soruları cevaplanmalıdır.

Ayda yalnız birkaç A3 doküman kullanılan bir ofis ile günlük olarak A3 doküman üreten mimarlık veya mühendislik şirketinin cihaz ihtiyacı aynı değildir.

Fotokopi Kiralama Rehberi açısından “daha büyük cihaz daha iyidir” yaklaşımı yerine gerçek kullanım ihtiyacı esas alınmalıdır.

Renkli ve Siyah Beyaz Kullanım Ayrı Hesaplanmalı

Renkli baskının kullanım maliyeti siyah beyaz baskıyla aynı olmayabilir.

Bu nedenle aylık:

• siyah beyaz baskı adedi,
• renkli baskı adedi,
• siyah beyaz dahil kullanım,
• renkli dahil kullanım,
• siyah beyaz aşım bedeli,
• renkli aşım bedeli

ayrı değerlendirilmelidir.

Renkli çıktıların iş sürecinin önemli bir parçası olduğu işletmeler Renkli Fotokopi Kiralama seçeneklerini; belge trafiğinin büyük bölümü standart metinlerden oluşan işletmeler ise Siyah Beyaz Fotokopi Makinesi Kiralama modellerini ayrıca değerlendirebilir.

Amaç renkli veya siyah beyaz cihazlardan birini genel olarak üstün göstermek değil, kullanım profilini doğru cihazla eşleştirmektir.

Dahil Baskı, Kota ve Minimum Kullanım Aynı Şey Değildir

Bu ifadeler tekliflerde birbirine yakın görünebilir ancak aynı anlama gelmek zorunda değildir.

Dahil baskı: Aylık kira bedeli içerisinde kullanılabilen baskı miktarı.

Minimum kullanım: Kullanılmasa bile faturalandırmaya esas olabilecek belirli kullanım seviyesi.

Aşım: Belirlenen miktarın üzerindeki kullanım.

Sayaç bedeli: Cihazın gerçek kullanım miktarına göre hesaplanan ücretlendirme kalemi olabilir.

Bu kavramların hangi anlamda kullanıldığı teklif üzerinde açıkça yazılmalıdır.

Bir firmanın “5.000 baskı dahil” teklifi ile başka firmanın “minimum 5.000 baskı” teklifi aynı model olmayabilir.

Bu ayrım Fotokopi Kiralama Rehberi içerisindeki en önemli maliyet kontrollerinden biridir.

Sayaç Okuma Sistemi Nasıl Çalışıyor?

Sayaç bazlı sözleşmelerde yalnızca sayfa başı bedelin bilinmesi yeterli değildir.

Şu noktalar açıklanmalıdır:

• Sayaç hangi tarihte okunuyor?
• Otomatik mı alınıyor?
• Manuel bildirim mi gerekiyor?
• Siyah beyaz ve renkli sayaçlar ayrı mı?
• A3 sayfalar farklı hesaplanıyor mu?
• Test baskıları nasıl değerlendiriliyor?
• Dönem başlangıç ve bitiş değerleri nasıl teyit ediliyor?
• Sayaç uyuşmazlığı halinde hangi kayıt esas alınıyor?

Özellikle uzun süreli sözleşmelerde ölçüm yönteminin baştan belirlenmesi sonradan oluşabilecek fatura anlaşmazlıklarını azaltabilir.

Başlangıç Sayaç Değeri Teslimatta Kaydedilmeli

Bu ayrıntı çoğu rehberde gözden kaçabilir.

Cihaz teslim edildiğinde başlangıç sayaç değerinin kayıt altına alınması faydalıdır.

Teslim veya kabul tutanağında mümkünse:

• cihaz modeli,
• seri numarası,
• teslim tarihi,
• siyah beyaz başlangıç sayacı,
• renkli başlangıç sayacı

bulunmalıdır.

Böylece ilk faturalandırma döneminin hangi sayaç değerinden başladığı açık hale gelir.

Bu kontrol özellikle daha önce kullanılmış cihazların kiralanmasında önem kazanabilir.

Sayfa Başı Aşım Bedeli Mutlaka Yazılı Olmalı

Düşük kira bedeli her zaman düşük toplam maliyet anlamına gelmez.

Örneğin aylık paket düşük fiyatlı olabilir ancak işletme her ay dahil baskı miktarını ciddi oranda aşıyorsa gerçek maliyet farklılaşır.

Bu nedenle:

Aylık kira + olası aşım

birlikte hesaplanmalıdır.

Fotokopi Kiralama Rehberi kapsamında mümkünse son birkaç aylık gerçek kullanım üzerinden üç senaryo oluşturun:

• Normal kullanım
• Düşük kullanım
• Yoğun kullanım

Her teklifin bu üç senaryoda yaklaşık maliyetini karşılaştırın.

Bu yaklaşım yalnızca başlangıç fiyatını değil, sözleşmenin kullanım değişikliklerine karşı davranışını da gösterir.

Toner Dahil mi? “Dahil” Ne Anlama Geliyor?

“Toner dahil” ifadesi yeterli değildir.

Teklifte mümkünse şu sorular cevaplanmalıdır:

• Siyah toner dahil mi?
• Renkli cihazda bütün renk tonerleri dahil mi?
• Toner kargo veya teslimatı ücretli mi?
• Yedek toner bırakılıyor mu?
• Toner talebi nasıl oluşturuluyor?
• Toner kullanımı dahil baskı miktarıyla ilişkili mi?
• Toner başka bir lokasyona gönderilebilir mi?

Aynı zamanda:

toner dahil = kağıt dahil

veya

toner dahil = bütün teknik parçalar dahil

anlamına gelmez.

Bu ayrım sözleşme üzerinde açık olmalıdır.

Kağıt Paket Kapsamında mı?

Kağıt genellikle tonerle aynı kapsamda değerlendirilmemelidir.

Teklifte “sarf dahil” ifadesi varsa kağıdın da dahil olduğu varsayılmamalıdır.

Kağıdın:

• müşteri tarafından mı sağlanacağı,
• belirli pakete dahil olup olmadığı,
• özel kağıt türlerinin nasıl değerlendirileceği

açıkça belirtilmelidir.

Küçük görünen bu detay, yüksek baskı hacimli işletmelerde önemli olabilir.

Drum, Developer, Fuser ve Diğer Teknik Parçalar

Fotokopi makinelerinde toner dışında kullanım ömrü bulunan farklı teknik bileşenler vardır.

Örneğin cihaz yapısına bağlı olarak:

• drum,
• developer,
• fuser,
• transfer bileşenleri,
• kağıt besleme parçaları,
• bakım kitleri

bulunabilir.

“Servis dahil” ifadesinin bu parçaların tamamını kapsadığı varsayılmamalıdır.

Fotokopi Kiralama Rehberi açısından doğru soru:

“Hangi teknik parça sözleşme kapsamında, hangi parça kapsam dışındadır?”

olmalıdır.

Bu özellikle uzun süreli ve yüksek hacimli kiralamalarda önemlidir.

Kullanıcı Hatası ile Normal Arıza Nasıl Ayrılıyor?

Normal kullanım sırasında ortaya çıkan teknik sorun ile cihazın fiziksel hasara uğraması aynı şekilde değerlendirilmeyebilir.

Sözleşmede mümkünse:

• normal teknik arıza,
• fiziksel kırılma,
• sıvı teması,
• uygunsuz elektrik koşulu,
• yetkisiz müdahale,
• cihazın izinsiz taşınması,
• yanlış sarf kullanımı

gibi durumların sorumluluğu açıklanmalıdır.

Belirsiz “kullanıcı hatası” ifadesi yerine mümkün olduğunca hangi durumların bu kapsama girdiğinin anlaşılması daha sağlıklıdır.

Teknik Servis Kapsamı Nasıl Okunmalı?

“Teknik servis dahil” tek başına yeterli değildir.

Şu soruların cevapları önemlidir:

• Servis kaydı nasıl açılır?
• Uzaktan destek veriliyor mu?
• Yerinde müdahale hangi durumlarda yapılır?
• Servis merkezi gerektiren durumda cihaz nasıl taşınır?
• Parça temini nasıl yürütülür?
• Müdahale hedef süresi var mı?
• Sorun uzarsa alternatif çözüm bulunuyor mu?
• Servis saatleri nedir?

Teknik servis hizmetinin ayrıntılı yapısını ayrıca değerlendirmek isteyen işletmeler Fotokopi Teknik Servisi sayfasını inceleyebilir.

Bu Fotokopi Kiralama Rehberi servis prosedürünün kendisini anlatmıyor; sözleşmede servis kapsamının nasıl kontrol edilmesi gerektiğine odaklanıyor.

SLA veya Müdahale Süresi Yazılı mı?

Kurumsal işletmeler için yalnızca “hızlı servis” ifadesi ölçülebilir değildir.

Sözleşme veya hizmet ekinde mümkünse:

• talebin kabul süresi,
• ilk teknik değerlendirme,
• yerinde ziyaret koşulları,
• kritik arıza tanımı,
• eskalasyon yöntemi

açıklanabilir.

Her işletmenin aynı SLA seviyesine ihtiyacı yoktur.

Önemli olan, verilen hizmet vaadinin mümkün olduğunca ölçülebilir hale gelmesidir.

Yedek Cihaz Maddesi Gerçekte Ne Sağlıyor?

“Yedek cihaz desteği” güçlü görünen bir ifade olabilir ancak hangi durumda devreye girdiği önemlidir.

Sorulması gerekenler:

• Her arızada mı?
• Belirli süreyi aşan arızalarda mı?
• Aynı model mi?
• Eşdeğer kapasite mi?
• Geçici cihaz ücretli mi?
• Nakliye dahil mi?
• Kurulum dahil mi?

Böylece teklif üzerindeki “yedek cihaz” ifadesi gerçek operasyon koşuluna dönüştürülür.

Teslimat ve Kurulum Dahil mi?

Cihazın adrese getirilmesi ile tam olarak kullanıma hazır şekilde devreye alınması aynı şey değildir.

Kurulum kapsamı:

• cihazın fiziksel yerleşimi,
• ağ bağlantısı,
• IP yapılandırması,
• sürücü kurulumu,
• tarama yapılandırması,
• test baskısı,
• temel kullanıcı bilgilendirmesi

gibi işlemler içerebilir.

Çok kullanıcılı şirketlerde cihazın yalnızca teslim edilmesi yeterli olmayabilir.

Bu nedenle Fotokopi Kiralama Rehberi, teklif üzerinde “teslim” ve “kurulum” ifadelerini ayrı ayrı kontrol etmeyi önerir.

Kurulum Sonrası Kabul Kontrolü Yapılmalı

Cihaz çalıştırıldıktan sonra kısa bir kabul kontrolü yapılması faydalıdır.

Örneğin:

• A4 baskı
• A3 baskı gerekiyorsa A3 test
• çift taraflı baskı
• tarama
• otomatik belge besleyici
• ağ üzerinden çıktı
• renkli çıktı gerekiyorsa renk testi

kontrol edilebilir.

Kabul tutanağında cihazın seri numarası ve başlangıç sayaç değeri de bulunabilir.

Bu, teklif aşamasındaki cihaz ile teslim edilen cihazın aynı olduğunun doğrulanmasına yardımcı olur.

Tarama Gereksinimleri Baştan Belirlenmeli

Birçok işletme fotokopi makinesini yalnızca kopyalama için kullanmaz.

Tarama iş akışı önemliyse:

• e-postaya tarama,
• ağ klasörüne tarama,
• USB tarama,
• çift taraflı tarama,
• otomatik belge besleyici,
• yüksek hacimli çok sayfalı tarama

gibi gereksinimler önceden belirlenmelidir.

Sadece baskı hızına göre seçilen cihaz, tarama ağırlıklı iş akışında yetersiz kalabilir.

Kiralama Süresi İşletmenin Gerçek Planıyla Uyumlu mu?

Kısa süreli proje ile sürekli ofis kullanımı aynı sözleşme yapısını gerektirmez.

Geçici:

• proje,
• şantiye,
• etkinlik,
• dönemsel operasyon

için daha kısa kullanım modeli gerekebilir.

Bu tür senaryolarda Aylık Fotokopi Makinesi Kiralama seçenekleri değerlendirilebilir.

Daha uzun ve öngörülebilir kullanım planlarında ise Uzun Dönem Fotokopi Makinesi Kiralama yapısı ayrıca incelenebilir.

Bu sayfanın amacı kısa veya uzun dönemi üstün göstermek değil, sözleşme süresi ile gerçek kullanım süresini eşleştirmektir.

Fiyat Güncelleme Formülü Açık mı?

Uzun dönem sözleşmelerde başlangıç fiyatı tek başına yeterli değildir.

Şu konular kontrol edilmelidir:

• fiyat ne sıklıkla güncellenebilir,
• hangi kriter esas alınır,
• aylık kira mı değişir,
• sayfa başı bedel mi değişir,
• her ikisi birden mi güncellenebilir,
• güncelleme öncesi bildirim yapılıyor mu?

“Gerekli görüldüğünde güncellenir” gibi belirsiz ifadeler yerine hesap yönteminin mümkün olduğunca açık olması tarafların beklentisini netleştirir.

Otomatik Yenileme Maddesi Var mı?

Sözleşme süresinin sonuna gelindiğinde ne olacağı baştan bilinmelidir.

Özellikle:

• sözleşme otomatik uzuyor mu,
• uzamaması için kaç gün önce bildirim gerekiyor,
• yeni dönem fiyatı nasıl belirleniyor,
• cihaz değişiyor mu,
• aynı cihazla devam mı ediliyor

soruları önemlidir.

Bu madde son ayda değil, sözleşme imzalanmadan önce okunmalıdır.

Erken Fesih Şartları Nasıl Kontrol Edilmeli?

İşletme:

• taşınabilir,
• küçülebilir,
• büyüyebilir,
• proje sonlandırabilir,
• cihaz ihtiyacını değiştirebilir.

Bu nedenle erken sona erme durumunda:

• bildirim süresi,
• fesih bedeli,
• kalan dönem yükümlülüğü,
• cihaz iadesi,
• nakliye,
• söküm

koşulları baştan görülmelidir.

Fotokopi Kiralama Rehberi açısından sözlü olarak “sorun olmaz” denilmesi yerine yazılı sözleşme hükmünün esas alınması daha güvenlidir.

Kapasite Artarsa Cihaz Değiştirilebilir mi?

Bugün ayda 3.000 sayfa alan işletme iki yıl sonra 10.000 sayfaya çıkabilir.

Benzer şekilde:

• kullanıcı sayısı artabilir,
• A3 ihtiyacı başlayabilir,
• renkli kullanım artabilir,
• yeni departman kurulabilir.

Sözleşmede:

• daha yüksek modele geçiş,
• renkli modele geçiş,
• ek cihaz,
• daha düşük kapasiteye geçiş

gibi seçeneklerin bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

Birden fazla cihaz veya lokasyonun bulunduğu yapılarda Kurumsal Fotokopi Kiralama modeli ayrıca değerlendirilmelidir.

Cihaz Başka Lokasyona Taşınabilir mi?

Bu konu özellikle büyüyen veya taşınan işletmeler için önemlidir.

Cihazın:

• başka kata,
• başka şubeye,
• başka adrese

taşınması halinde izin, nakliye, yeniden kurulum veya servis koşullarının ne olduğu sözleşmeden kontrol edilmelidir.

Bazı profesyonel cihazların taşınması sıradan masaüstü yazıcı taşımak kadar basit değildir.

Bu nedenle yetkisiz taşımadan kaynaklanabilecek sorumluluklar da önceden anlaşılmalıdır.

Cihazda Veri Tutuluyor mu?

Yeni nesil çok fonksiyonlu cihazlar ağ bağlantısı, tarama ve bazı modellerde dahili depolama özelliklerine sahip olabilir.

Bu nedenle özellikle kurumsal işletmeler:

• cihaz üzerinde veri depolanıp depolanmadığını,
• kullanıcı bilgilerini,
• adres defterini,
• tarama hedeflerini,
• cihaz iade edilirken veri temizleme prosedürünü

değerlendirebilir.

NIST, yazıcılar, fotokopi makineleri, tarayıcılar ve çok fonksiyonlu cihazlarda işlenen, saklanan veya iletilen bilgilerin gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik risklerinin yönetilmesi gerektiğini belirtiyor.

Teknik referans olarak NIST Risk Management for Replication Devices incelenebilir.

Bu bağlantıyı WordPress’te normal bağlantı olarak bırakın; nofollow eklemeyin.

Sözleşme Sonunda Veri Temizliği Nasıl Yapılacak?

Cihazda kullanıcı yapılandırmaları veya veri saklama özelliği bulunuyorsa sözleşme sonunda:

• kullanıcı hesapları,
• adres defteri,
• ağ ayarları,
• tarama hedefleri,
• depolanmış belgeler

açısından uygulanacak işlem sorulabilir.

Bu özellikle cihazın başka müşteride tekrar kullanılabileceği kiralama modellerinde kurumsal bilgi güvenliği açısından değerlendirilmesi gereken bir noktadır.

Sözleşme Sonunda Cihazın Durumu Ne Olacak?

Kiralama döneminin başlangıcı kadar sonu da önemlidir.

Şu sorular önceden cevaplanmalıdır:

• Cihaz iade edilecek mi?
• Firma cihazı adresten alacak mı?
• Nakliye ücretli mi?
• Cihazın fiziksel durumu nasıl değerlendirilecek?
• Normal aşınma nasıl tanımlanıyor?
• Satın alma opsiyonu var mı?
• Sözleşme otomatik yenileniyor mu?
• Sayaç son değeri nasıl kayıt altına alınacak?

Bunların tamamının son haftaya bırakılması gereksiz uyuşmazlık yaratabilir.

Teknik Özellikler Resmî Kaynaktan Doğrulanmalı

Teklifte belirli marka ve model bulunuyorsa cihazın temel teknik özellikleri mümkünse üreticinin resmi teknik dokümanından doğrulanmalıdır.

Özellikle:

• baskı hızı,
• kağıt boyutu,
• A3/A4 desteği,
• tarama kapasitesi,
• belge besleyici,
• ağ özellikleri,
• enerji özellikleri

kontrol edilebilir.

Enerji verimliliği konusunda bağımsız teknik referans olarak ENERGY STAR Imaging Equipment kaynağı kullanılabilir. ENERGY STAR görüntüleme ekipmanlarını yazıcı, fotokopi ve tarayıcı gibi cihaz kategorileri ve teknik özellikler üzerinden değerlendirmektedir.

Bu bağlantıda da nofollow kullanmayın.

Teklifleri Aynı Formata Getirmeden Karşılaştırmayın

MASTER seviyedeki en önemli geliştirmelerden biri budur.

Üç firma size üç farklı formatta teklif gönderebilir.

Birinde aylık kira öne çıkar.
Birinde sayfa başı bedel.
Birinde toner ve servis.
Birinde cihaz özellikleri.

Bu durumda teklifler gözle karşılaştırıldığında yanıltıcı sonuç oluşabilir.

Her teklifi aynı tabloya aktarın:

Kontrol Noktası	Teklif A	Teklif B	Teklif C
Cihaz marka/model
A3/A4
Renkli/SB
Baskı hızı
Aylık kira
Dahil SB baskı
Dahil renkli baskı
SB aşım bedeli
Renkli aşım bedeli
Minimum kullanım
Toner
Kağıt
Parça kapsamı
Teknik servis
SLA / müdahale
Yedek cihaz
Teslimat
Ağ kurulumu
Tarama kurulumu
Sözleşme süresi
Fiyat güncelleme
Erken fesih
Cihaz değişimi
Otomatik yenileme
İade koşulları
Veri temizliği

Bu yöntem, Fotokopi Kiralama Rehberi içindeki en önemli prensibi uygular:

Fiyatı değil, aynı kapsamı karşılaştırın.

En Ucuz Teklif Her Zaman En Uygun Teklif mi?

Hayır.

Düşük fiyat:

• düşük dahil baskı,
• yüksek aşım,
• sınırlı toner kapsamı,
• kapsam dışı parçalar,
• daha zayıf teknik destek,
• farklı cihaz kapasitesi

ile birlikte sunulabilir.

Bunun tersi de geçerlidir. Daha yüksek fiyatlı teklif de otomatik olarak daha iyi değildir.

Bu nedenle “en ucuz” ve “en pahalı” yerine:

işletmenin gerçek kullanımına göre toplam teklif değeri

değerlendirilmelidir.

Fotokopi Kiralama Rehberi: Kırmızı Bayraklar

Teklifte veya görüşmede aşağıdaki durumlarda ayrıntı isteyin:

• Cihaz modeli belirtilmiyorsa
• Dahil baskı net değilse
• Aşım bedeli yazılı değilse
• “Her şey dahil” deniliyor fakat kapsam listelenmiyorsa
• Toner ile parça kapsamı birbirine karıştırılıyorsa
• Servis süresi yalnız sözlü belirtiliyorsa
• Kullanıcı hatası tanımlanmıyorsa
• Fiyat güncelleme yöntemi belirsizse
• Erken fesih koşulu görünmüyorsa
• Otomatik yenileme maddesi açıklanmıyorsa
• Sözleşme sonunda cihaz iadesi belirtilmiyorsa
• Seri numarası veya cihaz sınıfı kayıt altına alınmıyorsa

Her madde tek başına kötü teklif anlamına gelmez.

Ama belirsiz kalan her madde imzadan önce açıklığa kavuşturulması gereken bir sorudur.

Fotokopi Kiralama Rehberi: İmzadan Önce 20 Soruluk Final Kontrol

Sözleşmeyi onaylamadan önce şu sorulara cevap verebilmelisiniz:

1. Hangi marka ve model cihaz geliyor?
2. Cihaz gerçek aylık baskı hacmime uygun mu?
3. A3 gerçekten gerekli mi?
4. Renkli ve siyah beyaz kullanım ayrı hesaplanıyor mu?
5. Dahil baskı miktarı nedir?
6. Minimum kullanım var mı?
7. Aşım bedelleri nedir?
8. Sayaç nasıl okunuyor?
9. Başlangıç sayacı kayıt altına alınıyor mu?
10. Toner kapsamı nedir?
11. Kağıt dahil mi?
12. Drum, developer ve fuser gibi parçaların kapsamı nedir?
13. Kullanıcı hatası nasıl tanımlanıyor?
14. Teknik servis nasıl talep ediliyor?
15. Müdahale veya SLA koşulu bulunuyor mu?
16. Yedek cihaz hangi koşulda sağlanıyor?
17. Kurulum ve ağ yapılandırması dahil mi?
18. Fiyat hangi yöntemle güncelleniyor?
19. Erken fesih ve otomatik yenileme şartları nedir?
20. Sözleşme sonunda cihaz ve veriler nasıl teslim/temizleniyor?

Bu sorulardan önemli bir bölümünün cevabı bilinmiyorsa teklif henüz tam anlamıyla karşılaştırılabilir durumda değildir.

Sıkça Sorulan Sorular

Fotokopi kiralamadan önce en önemli kontrol nedir?

Tek bir madde yoktur. Gerçek baskı hacmi, cihaz kapasitesi, dahil baskı, aşım bedeli, toner ve parça kapsamı, teknik servis ve sözleşme koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Fotokopi kiralama teklifinde toner mutlaka dahil midir?

Hayır. Teklif modeline göre değişebilir. Tonerin ve diğer sarf malzemelerinin kapsamı yazılı olarak kontrol edilmelidir.

Kağıt kiralamaya dahil midir?

Her sözleşmede aynı değildir. Toner dahil olduğu için kağıdın da dahil olduğu varsayılmamalıdır.

Fotokopi kiralama sözleşmesinde aşım bedeli önemli midir?

Evet. Dahil baskı miktarı düzenli olarak aşılacaksa düşük aylık kira bedeli yüksek toplam maliyet oluşturabilir.

Kullanıcı hatası kim tarafından karşılanır?

Sözleşmeye göre değişir. Fiziksel hasar, sıvı teması, yetkisiz müdahale veya yanlış taşıma gibi durumların nasıl değerlendirildiği önceden görülmelidir.

Yedek cihaz her arızada sağlanır mı?

Bu hizmet sağlayıcının sözleşme koşullarına bağlıdır. Yedek cihazın hangi durumda devreye girdiği yazılı olarak kontrol edilmelidir.

Kiralama süresi ne kadar olmalıdır?

İşletmenin gerçek kullanım planına uygun olmalıdır. Geçici proje ile sürekli ofis kullanımı aynı sözleşme süresini gerektirmeyebilir.

Fiyat kiralama süresince değişebilir mi?

Sözleşme koşullarına bağlıdır. Fiyat güncellemesinin hangi tarihte ve hangi yöntemle yapılabileceği açıkça görülmelidir.

Cihaz sözleşme sırasında değiştirilebilir mi?

Sözleşmeye göre değişir. Kapasite artışı, renkli modele geçiş veya ek cihaz ihtiyacı söz konusuysa değişim koşulları baştan sorulmalıdır.

Fotokopi kiralama sözleşmesi otomatik yenilenebilir mi?

Bazı sözleşmelerde otomatik yenileme hükmü bulunabilir. Bildirim süresi ve yenileme koşulları imzadan önce kontrol edilmelidir.

Kiralık fotokopi makinesindeki veriler önemli midir?

Ağ bağlantılı ve depolama özelliği bulunan çok fonksiyonlu cihazlarda kullanıcı, adres defteri, ağ veya doküman verileri bulunabilir. Sözleşme sonunda veri temizliği prosedürü kurumsal işletmeler için değerlendirilmelidir.

Sonuç: Fotokopi Kiralama Rehberi ile Teklifi Fiyattan Önce Kapsamıyla Değerlendirin

Profesyonel bir Fotokopi Kiralama Rehberi, işletmeye yalnızca hangi cihazı kiralaması gerektiğini söylemez.

Asıl amaç, farklı tekliflerin:

• cihaz kapasitesini,
• aylık kullanım modelini,
• sayaç sistemini,
• toner kapsamını,
• teknik parça kapsamını,
• servis koşullarını,
• kiralama süresini,
• fiyat güncellemesini,
• fesih şartlarını,
• cihaz iadesini

aynı çerçevede değerlendirebilmesini sağlamaktır.

Fotokopi kiralamadan önce yalnızca aylık fiyat üzerinden karar vermek, kapsamları birbirinden farklı iki hizmeti aynı ürünmüş gibi karşılaştırmaya neden olabilir.

Doğru yaklaşım:

İhtiyaç → cihaz → kullanım → maliyet → hizmet → sözleşme → sözleşme sonu

zincirinin tamamını kontrol etmektir.

Bu nedenle Fotokopi Kiralama Rehberi kapsamında son karar verilmeden önce teklifin yalnızca satış bölümüne değil, özellikle küçük yazılmış sözleşme hükümlerine, aşım koşullarına, servis kapsamına ve cihaz iadesine kadar bütün yaşam döngüsüne bakılmalıdır.

İşletmenin gerçek ihtiyacı ve sözleşme kriterleri netleştirildikten sonra uygun cihaz ve hizmet seçenekleri Fotokopi Makinesi Kiralama sayfasından değerlendirilebilir.