Kurumsal Baskı Altyapısı Optimizasyonu Hangi Verilerle Başlamalı?

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu, yalnızca kullanılan yazıcı ve fotokopi makinelerinin sayısını azaltmak veya yeni cihazlarla değiştirmek anlamına gelmez. Sağlıklı bir optimizasyon çalışması; cihazların gerçek kullanım yükünü, kullanıcı sayısını, belge türlerini, yoğunluk saatlerini, baskı ve tarama ihtiyaçlarını birlikte değerlendirmelidir.

Aynı işletme içinde bazı cihazlar gün boyunca çok düşük kapasiteyle çalışırken başka bir cihazın sürekli yoğun kullanılması mümkündür. Bu durum yalnızca cihaz sayısına bakılarak anlaşılamaz. Hangi cihazın ne kadar kullanıldığı, hangi işlemler için tercih edildiği ve kullanımın gün içine nasıl dağıldığı ölçülmelidir.

Bu nedenle kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu için ilk amaç “kaç cihaz var?” sorusundan önce “mevcut iş yükü cihazlar arasında nasıl dağılıyor?” sorusuna cevap vermektir.

Cihaz Başına Gerçek İş Yükü Nasıl Ölçülmeli?

Aylık toplam çıktı adedi önemli bir gösterge olsa da tek başına yeterli değildir. Aynı aylık baskı hacmine sahip iki cihaz, gün içerisindeki kullanım biçimi nedeniyle tamamen farklı çalışma yüklerine sahip olabilir.

Kapasite analizi sırasında mümkünse şu veriler birlikte değerlendirilmelidir:

• Aylık toplam baskı ve kopyalama adedi
• Günlük ortalama çıktı miktarı
• Gün içindeki yoğun kullanım saatleri
• Cihazı kullanan kişi veya departman sayısı
• Renkli ve siyah beyaz çıktı oranı
• A3 ve A4 belge oranı
• Tek taraflı ve çift taraflı kullanım
• Tarama yoğunluğu
• Çok sayfalı belge işlerinin sıklığı
• Aynı anda gönderilen baskı işlerinin yoğunluğu
• Cihazın boşta kaldığı süreler
• Tekrarlayan kullanıcı beklemeleri veya baskı kuyrukları

Bu ölçümler, yalnızca toplam sayfa sayısını değil cihazın gerçek çalışma profilini ortaya çıkarır.

Kapasite Fazlası ile Baskı Darboğazı Nasıl Ayrılır?

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu çalışmalarında her düşük kullanılan cihaz gereksiz, her yoğun kullanılan cihaz da otomatik olarak yetersiz kabul edilmemelidir.

Bir cihazın düşük kullanım oranına sahip olması; bulunduğu departmanın sınırlı baskı ihtiyacından, özel bir belge türü için ayrılmış olmasından veya kullanıcıların başka bir cihazı tercih etmesinden kaynaklanabilir. Benzer şekilde yüksek hacimli bir cihaz, kapasitesi bu kullanım için tasarlanmışsa sorun yaşamadan çalışabilir.

Asıl dikkat edilmesi gereken durumlar şunlardır:

• Belirli cihazlarda sürekli baskı kuyruğu oluşması
• Kullanıcıların çıktı almak için başka kat veya departmana yönelmesi
• Yoğun saatlerde cihaz erişiminin yetersiz kalması
• Bir cihaz çok yoğunken yakındaki başka bir cihazın sürekli boşta kalması
• Büyük baskı işlerinin düşük kapasiteli cihazlara gönderilmesi
• Sık kullanılan fonksiyonların yalnızca tek cihazda bulunması
• Kritik departmanın tek bir cihazın çalışmasına bağımlı olması

Bu belirtiler, fiziksel cihaz sayısından daha önemli bir kapasite ve dağılım problemi bulunduğunu gösterebilir.

Cihaz Yerleşimi Kullanım Verimliliğini Nasıl Etkiler?

Kurumsal ofislerde cihazın teknik kapasitesi kadar bulunduğu konum da önemlidir. Çok güçlü bir cihaz yanlış noktada konumlandırıldığında yeterince kullanılmayabilir; düşük kapasiteli bir cihaz ise yoğun bir departmanın merkezinde bulunduğunda gereğinden fazla yük altında kalabilir.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu yapılırken cihaz yerleşimi şu kriterlerle değerlendirilmelidir:

• Cihazı aktif kullanan kişi sayısı
• Departmanların fiziksel konumu
• Yoğun belge üreten ekiplerin yakınlığı
• Kullanıcıların cihaza erişim mesafesi
• Ortak kullanım ihtiyacı
• Gizlilik gerektiren belgelerin kullanımı
• Tarama yapılan çalışma noktaları
• Yoğun saatlerde oluşan kullanıcı trafiği

Amaç her departmana ayrı cihaz vermek veya tüm cihazları tek noktada toplamak değildir. Doğru yaklaşım, gerçek kullanım verisine göre uygun cihazın uygun kullanıcı grubuyla eşleştirilmesidir.

Kompakt çalışma alanlarında cihaz sınıfının fiziksel ve operasyonel açıdan değerlendirilmesi için Ofis Tipi Fotokopi Makinesi Kiralama seçenekleri incelenebilir.

A3 ve A4 Kapasitesi Gerçek Belge İhtiyacına Göre Ayrılmalı

Her kurumsal departmanın A3 desteğine ihtiyacı yoktur. Buna karşılık teknik çizim, geniş tablo, proje çıktısı veya büyük formatlı kurumsal belgeler kullanan ekiplerde A3 desteğinin bulunmaması iş akışında gereksiz yönlendirmelere neden olabilir.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu sırasında A3 ihtiyacı cihaz adedine göre değil, gerçek belge kullanımına göre ölçülmelidir.

Örneğin:

• A3 çıktılar toplam baskının çok küçük bir bölümünü oluşturuyorsa tüm cihazların A3 olması gerekmeyebilir.
• A3 belgeler belirli bir departmanda yoğunlaşıyorsa kapasite o çalışma alanına göre planlanabilir.
• A3 çıktılar düzenli ve yüksek hacimliyse cihazın yalnızca kağıt boyutunu değil genel iş yükünü de karşılayabilecek sınıfta olması gerekir.

A3 kullanımının düzenli olduğu işletmeler için A3 Fotokopi Makinesi Kiralama cihaz sınıfları ayrıca değerlendirilebilir.

Renkli Baskı Kapasitesi Her Noktada Gerekli mi?

Renkli baskı ihtiyacı da cihaz dağılımını doğrudan etkileyen bir veridir. Kurumsal belgelerin büyük bölümünün siyah beyaz olduğu bir departmana yüksek kapasiteli renkli cihaz yerleştirilmesi gereksiz kapasite oluşturabilir. Buna karşılık sunum, grafik, katalog, teklif veya görsel doküman hazırlayan ekiplerde renkli çıktı temel bir ihtiyaç olabilir.

Bu nedenle renkli cihaz ihtiyacı şu verilerle değerlendirilmelidir:

• Departman bazlı renkli çıktı oranı
• Renkli belgelerin kullanım amacı
• Aylık renkli baskı hacmi
• Renk doğruluğunun iş açısından önemi
• Renkli baskının hangi ekiplerde yoğunlaştığı

Burada amaç renkli baskıyı azaltmak değil, renk kapasitesini gerçekten ihtiyaç duyulan noktaya yerleştirmektir.

Tarama Yoğunluğu da Kapasite Analizine Dahil Edilmeli

Kurumsal cihazların iş yükü yalnızca baskı sayısıyla ölçülmemelidir. Günümüzde çok fonksiyonlu cihazlar yoğun biçimde tarama, kopyalama ve belge aktarma işlemleri için de kullanılmaktadır.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu yapılırken özellikle yoğun tarama gerçekleştiren departmanlarda şu noktalar dikkate alınmalıdır:

• Günlük taranan belge sayısı
• Tek ve çift taraflı belge oranı
• Çok sayfalı doküman yoğunluğu
• Otomatik belge besleyici kullanım sıklığı
• E-postaya veya ağ klasörüne tarama ihtiyacı
• Aynı cihazda baskı ve taramanın yoğun saatlerde çakışması

Tarama işlemlerinin yoğunluğu hesaba katılmadığında baskı hacmi düşük görünen bir cihaz aslında işletmenin belge akışında kritik bir rol üstleniyor olabilir.

Baskı, kopyalama ve tarama fonksiyonlarının aynı cihaz üzerinde yoğun kullanıldığı yapılarda Çok Fonksiyonlu Yazıcı Kiralama seçenekleri karşılaştırılabilir.

Ağ Üzerindeki Kullanıcı Dağılımı Nasıl Analiz Edilmeli?

Ağ bağlantılı cihazlarda fiziksel konum kadar hangi kullanıcıların hangi cihazlara yönlendirildiği de önemlidir.

Bir departmanın tüm baskı işlerinin tek bir ağ yazıcısına gönderilmesi, yakında kullanılabilir başka cihazlar bulunmasına rağmen darboğaz oluşturabilir. Bunun tersine çok sayıda cihazın aynı kullanıcı grubuna tanımlanması da yönetimi karmaşıklaştırabilir.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu kapsamında ağ tarafında şu sorular değerlendirilmelidir:

• Kullanıcılar varsayılan olarak hangi cihazlara gönderiliyor?
• Aynı departmanda gereğinden fazla yazıcı tanımı bulunuyor mu?
• Yoğun cihazlar için alternatif baskı noktası mevcut mu?
• Cihazın ağ kapasitesi kullanıcı sayısıyla uyumlu mu?
• Tarama hedefleri ve kullanıcı erişimleri doğru yapılandırılmış mı?
• Departman değişiklikleri cihaz erişimlerine yansıtılmış mı?

Çok kullanıcılı ağ yapıları için Network Yazıcı Kiralama cihaz seçenekleri ayrıca değerlendirilebilir.

Kritik İş Akışlarında Yedek Kapasite Neden Önemlidir?

Optimizasyon yalnızca en az cihazla çalışmak anlamına gelmez. Kritik bir departmanın bütün baskı süreci tek bir cihaza bağlıysa, o cihazın devre dışı kalması önemli bir operasyonel darboğaz oluşturabilir.

Bu nedenle kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu sırasında yedeklilik de kapasite planının bir parçası olmalıdır.

Özellikle:

• Fatura ve finans belgeleri
• Sevk ve lojistik evrakları
• Sözleşme süreçleri
• Müşteri dokümanları
• Üretim veya kalite belgeleri

gibi zaman açısından kritik çıktılarda alternatif bir baskı noktasının bulunup bulunmadığı değerlendirilmelidir.

Buradaki amaç her kritik cihazın yanına ikinci bir cihaz koymak değildir. Mevcut cihaz parkının, bir cihaz geçici olarak kullanılamadığında kritik işlerin başka bir uygun cihaza yönlendirilebileceği şekilde planlanmasıdır.

Yeni Cihaz Kararından Önce İş Yükü Yeniden Dağıtılabilir mi?

Yoğun kullanılan bir cihazın kapasitesinin yetersiz görünmesi her zaman yeni cihaz alınması veya kiralanması gerektiği anlamına gelmez.

Önce mevcut cihaz parkında:

• Kullanıcıların farklı cihazlara yönlendirilmesi
• Büyük işlerin uygun kapasitedeki cihazlara aktarılması
• A3 işlerinin A3 cihazlarda toplanması
• Renkli baskının uygun cihazlara yönlendirilmesi
• Yoğun tarama işlerinin farklı çalışma noktalarına dağıtılması
• Kullanılmayan kapasitenin başka kullanıcı gruplarına açılması

gibi seçeneklerin uygulanabilirliği değerlendirilmelidir.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu açısından yeni donanım kararı, mevcut kapasitenin gerçekten yetersiz olduğu ölçüldükten sonra verilmelidir.

Cihaz Sınıfı Ne Zaman Yeniden Değerlendirilmeli?

İşletmenin çalışan sayısı, departman yapısı ve belge trafiği zaman içinde değişebilir. Başlangıçta yeterli olan bir cihaz birkaç yıl sonra düşük kapasitede kalabileceği gibi, geçmişte gerekli olan yüksek kapasiteli bir cihaz da artık gereğinden büyük olabilir.

Cihaz sınıfının yeniden değerlendirilmesini gerektirebilecek belirtiler şunlardır:

• Sürekli artan aylık çıktı hacmi
• Kullanıcı sayısında belirgin değişiklik
• Yeni departmanların oluşması
• A3 veya renkli baskı ihtiyacının değişmesi
• Tarama yoğunluğunun artması
• Sürekli baskı kuyruğu oluşması
• Kullanılmayan cihaz kapasitesinin uzun süre devam etmesi
• Cihazların yeni çalışma alanlarına taşınması

Kurumsal filonun yeniden yapılandırılması gerektiğinde Kurumsal Yazıcı Kiralama ve Kurumsal Fotokopi Kiralama seçenekleri mevcut kapasite analizinden sonra değerlendirilebilir.

Enerji Tüketimi Kapasite Analizinde Nasıl Ele Alınmalı?

Enerji tüketimi cihaz seçiminde tek kriter olmamalıdır; ancak benzer kapasitedeki cihazlar karşılaştırılırken değerlendirme verilerinden biri olabilir.

Özellikle uzun süre açık kalan, günün büyük bölümünde bekleme modunda çalışan veya gereğinden yüksek kapasiteye sahip cihazların enerji profili işletmenin toplam altyapı değerlendirmesine dahil edilebilir.

Yazıcı, fotokopi makinesi ve çok fonksiyonlu cihazların enerji verimliliği kriterleri hakkında teknik referans için ENERGY STAR Imaging Equipment kaynağı incelenebilir.

Enerji verimliliği, doğru kapasite seçiminin yerine geçmez. Yüksek verimli ancak işletmenin ihtiyacına uygun olmayan bir cihaz da doğru optimizasyon kararı olmayacaktır.

Optimizasyon Sonrası Hangi Göstergeler Takip Edilmeli?

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu tek seferlik cihaz yerleşimi değişikliği olarak görülmemelidir. Yapılan düzenlemenin gerçek etkisi sonradan ölçülmelidir.

Karşılaştırılabilecek temel göstergeler şunlardır:

• Cihaz başına aylık kullanım dağılımı
• Yoğun ve düşük kullanılan cihazlar arasındaki fark
• Baskı kuyruğu veya kullanıcı bekleme sıklığı
• Cihaz başına aktif kullanıcı sayısı
• Renkli ve siyah beyaz çıktı dağılımı
• A3 kullanım oranı
• Tarama yoğunluğu
• Cihazların boşta kalma süresi
• Kritik işlemlerde alternatif cihaz erişimi
• Kullanıcıların yanlış cihazlara yönlendirilme sıklığı

Optimizasyon öncesi ve sonrası aynı göstergelerin karşılaştırılması, yapılan değişikliklerin gerçekten daha dengeli bir altyapı oluşturup oluşturmadığını anlamaya yardımcı olur.

Kurumsal Baskı Yönetimi ile Baskı Altyapısı Optimizasyonu Aynı Şey midir?

Hayır. Baskı altyapısı optimizasyonu bu rehberde özellikle cihaz kapasitesi, iş yükü, fonksiyon ihtiyacı, fiziksel yerleşim ve kullanıcı dağılımının analiz edilmesi anlamında ele alınmaktadır.

Kurumsal baskı yönetimi ise cihazların izlenmesi, sarf süreçleri, bakım planlaması, raporlama ve yönetim modeli gibi daha geniş bir operasyonel alanı kapsayabilir.

Bu nedenle iki konu aynı içerikte birleştirilmemelidir. Yönetim modelinin kapsamı hakkında ayrıntılı bilgi için Kurumsal Baskı Yönetimi Nedir? rehberi incelenebilir.

Bu ayrım, her içeriğin kendi arama niyetini korumasını sağlar.

Kurumsal Baskı Altyapısı Optimizasyonu İçin Son Kontrol

Doğru kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu, yalnızca cihaz sayısını azaltmayı veya daha yeni donanım kullanmayı hedeflemez. Asıl amaç, işletmenin gerçek belge trafiğini mevcut cihaz kapasitesiyle daha doğru eşleştirmektir.

Son karar verilmeden önce şu soruların cevapları net olmalıdır:

• Hangi cihazlar gerçekten yoğun kullanılıyor?
• Hangi cihazlarda kullanılmayan kapasite bulunuyor?
• Kullanıcılar en uygun cihaza mı yönlendiriliyor?
• A3 ve renkli cihaz kapasitesi gerçek ihtiyaçla uyumlu mu?
• Tarama yükü hesaba katılıyor mu?
• Kritik iş akışları tek cihaza mı bağlı?
• Ağ üzerindeki kullanıcı dağılımı dengeli mi?
• Yeni cihaz ihtiyacı ölçülmüş bir kapasite açığına mı dayanıyor?
• Yapılan değişiklikler sonrasında aynı performans göstergeleri tekrar ölçülüyor mu?

Bu soruların veriye dayalı biçimde yanıtlanması, cihaz parkının işletmenin gerçek kullanım biçimine daha uygun hale getirilmesine yardımcı olur.

Kurumsal baskı altyapısı optimizasyonu tamamlandıktan sonra cihaz yatırımı veya kiralama modeli gerekiyorsa karar artık tahmine değil, ölçülmüş kapasite ve kullanım verilerine dayanabilir.